Quantum: dalla fatturazione elettronica a un flusso di lavoro finanziario completo per le PMI in Spagna

Emettere una fattura e gestire un flusso di lavoro finanziario completo sono due cose molto diverse. Per la maggior parte delle aziende, è proprio nel divario tra le due che si perde tempo, si accumulano errori e l'efficienza viene meno. Quantum, una piattaforma di gestione interamente basata su cloud al servizio di studi commercialisti e PMI in Spagna, lo ha compreso chiaramente e ha deciso di colmare questo divario.

Con i requisiti VeriFactu in Spagna ancora in attesa dell'implementazione obbligatoria, Quantum ha colto l'opportunità di aiutare aziende e commercialisti a prepararsi, migliorando al contempo la gestione delle loro finanze fin da oggi. Collaborando con Swan per sviluppare Q-Wallet, il team ha integrato i pagamenti ai fornitori, gli incassi e la riconciliazione nella stessa piattaforma in cui le aziende e i loro consulenti lavorano già.

Fatturazione elettronica: il primo passo, non il traguardo

Sebbene l'implementazione obbligatoria dei requisiti VeriFactu in Spagna non sia ancora operativa, prepararsi al cambiamento ha già dato a Quantum un motivo per ripensare il flusso di lavoro della fatturazione. Invece di attendere la scadenza, il team ha colto l'opportunità di aiutare le aziende a organizzare i propri processi finanziari in anticipo.

VeriFactu riguarda l'integrità e la tracciabilità dei documenti di fatturazione. Insieme al passaggio della Spagna verso la fatturazione elettronica obbligatoria, ha riportato l'attenzione su come le fatture vengono create, gestite e collegate al resto delle operazioni aziendali.

Per Quantum, l'opportunità va oltre il semplice soddisfacimento di un requisito tecnico: riscuotere pagamenti, pagare i fornitori, gestire la tesoreria e registrare le relative scritture contabili fanno parte dello stesso processo continuo. Eppure, per la maggior parte delle aziende, questi passaggi avvengono ancora manualmente, attraverso strumenti scollegati tra loro.

“L'errore è pensare che la digitalizzazione del processo di fatturazione finisca con l'emissione della fattura.” — Marc Rius Parera, CEO di Quantum

Quantum ha sempre tenuto a mente le connessioni tra questi processi. Invece di chiedere agli utenti di abbandonare la piattaforma per accedere a un portale finanziario separato, gestire le operazioni manualmente e rischiare di introdurre errori, Quantum ha deciso di mantenere l'intero processo in un unico posto, aiutando le aziende a gestire le proprie finanze con meno attriti e offrendo ai commercialisti un registro più pulito e più tempo per la consulenza.

Serviva solo il partner giusto per renderlo possibile.

Il progetto Q-Wallet: colmare il divario tra fatturazione e riconciliazione

Con Q-Wallet, le aziende possono gestire i pagamenti e i flussi di incasso direttamente all'interno della piattaforma Quantum, insieme alla fatturazione e alla contabilità. Ciò è possibile perché la soluzione unisce:

• Conti aziendali con IBAN locali per inviare e ricevere pagamenti tramite un conto integrato in Quantum, mantenendo l'attività di pagamento quotidiana insieme alla fatturazione e alla contabilità.
• Carte di pagamento con controlli di spesa per gestire le spese aziendali, con regole che determinano se le transazioni con carta vengono accettate o rifiutate.
• IBAN virtuali per facilitare l'identificazione dei bonifici in entrata. Assegnare un IBAN diverso a ogni cliente rende più semplice vedere chi ha pagato, quando e quanto, semplificando la riconciliazione.
• Pagamenti con carta online per consentire ai clienti di pagare tramite un link di pagamento, che può essere aggiunto a una fattura o condiviso direttamente, offrendo alle aziende un ulteriore metodo per incassare i pagamenti.

Il risultato è un processo finanziario non solo più semplice, ma anche più affidabile. Meno passaggi manuali significano meno errori e un'esperienza più efficiente e produttiva per ogni utente.

“Credo che questo semplifichi notevolmente il processo. Offre una significativa certezza giuridica perché riduce considerevolmente gli errori. E, naturalmente, porta efficienza, usabilità e produttività ai nostri utenti.” — Marc Rius Parera, CEO di Quantum

Per gli studi contabili, tale continuità favorisce anche una collaborazione più stretta con i clienti. Come spiega Marc, una persona può emettere una fattura, un'altra revisionarla e un'altra ancora gestire la contabilità, ma tutte contribuiscono allo stesso flusso di lavoro. Lavorare con le stesse informazioni aggiornate riduce la necessità di scambiare file o ricostruire quanto accaduto tra strumenti diversi, lasciando più spazio alla consulenza strategica.

Il quadro generale: quando la fatturazione diventa un flusso di lavoro finanziario completo

La partnership tra Quantum e Swan mostra cosa succede quando la fatturazione digitale si evolve in un flusso di lavoro finanziario. I vantaggi si estendono a tutto il workflow

• Digitalizzare la fatturazione significa automatizzare tutto ciò che ne consegue.
• Gli utenti possono pagare e incassare senza passare a uno strumento separato.
• La connettività API collega automaticamente pagamenti, riconciliazione e contabilità.
• Meno passaggi manuali rendono il processo più sicuro e affidabile.
• Gli utenti ottengono una visione più chiara e immediata dei propri flussi di pagamento.

Per aziende, consulenti e liberi professionisti, l'intero flusso di lavoro finanziario è ora a portata di mano in un'unica piattaforma, con visibilità in tempo reale. Prepararsi al cambiamento normativo diventa un'opportunità per migliorare tale flusso di lavoro oggi, piuttosto che limitarsi a rispettare una scadenza futura.

L'impatto finora: semplicità, affidabilità e visibilità in tempo reale

Dal suo lancio, Quantum ha ricevuto feedback positivi dai propri utenti. Hanno sottolineato quanto sia diventato più semplice il processo di pagamento e incasso. Attività che in precedenza richiedevano il passaggio da una piattaforma all'altra, la memorizzazione dei dettagli del conto e il completamento di molteplici passaggi manuali possono ora essere eseguite in pochi clic.

“Non si tratta solo di effettuare il pagamento o ricevere i fondi. Riguarda anche tutto ciò che ne consegue, inclusa la sicurezza della riconciliazione del pagamento o dell'incasso.” — Marc Rius Parera, CEO di Quantum

La visibilità in tempo reale dei flussi di pagamento offre ai contabili una visione più chiara delle finanze dei propri clienti. Ad esempio, invece di contattare il titolare di un'azienda solo per richiedere le fatture del trimestre, un consulente può segnalare i pagamenti scaduti e discutere di come questi possano influire sul flusso di cassa. La conversazione passa così dalla semplice raccolta di documenti all'aiutare l'azienda a decidere le mosse successive.

Alla presentazione di Q-Wallet per i clienti nel settembre 2026, un numero maggiore di studi contabili e aziende ha espresso interesse a provare il servizio rispetto a quanto previsto da Quantum. Si tratta di un segnale precoce di interesse, piuttosto che di una misura di adozione a lungo termine, ma che ha rafforzato la fiducia del team nel progetto.

Per Quantum, l'embedded banking significa molto più che connettersi a conti detenuti altrove. Rende il conto aziendale parte integrante del proprio prodotto, offrendo a Quantum un maggiore controllo su come i flussi di pagamento si inseriscono nell'esperienza di fatturazione e contabilità. Invece di adattare i propri flussi di lavoro a un servizio finanziario separato, Quantum può progettarli come un unico processo connesso.

Perché Swan: quando la profondità tecnologica incontra fiducia ed esperienza

Q-Wallet è nato dalla visione di automazione di Quantum e dalla tecnologia di Swan.

Per sviluppare la soluzione, le fondamenta tecnologiche erano essenziali. I pagamenti e i crediti verso i clienti sono un ambito delicato e Quantum aveva bisogno di un partner in grado di fornire le giuste garanzie.

L'infrastruttura di Swan riunisce:

• Affidabilità, con dati di transazione strutturati;
• Controllo, con autorizzazione e tracciabilità dei pagamenti;
• E scalabilità.

Questa combinazione consente a Quantum di crescere senza la complessità di dover costruire da zero la propria infrastruttura finanziaria.

Ma non è stata solo la tecnologia a suggellare la decisione.

Ciò che ha colpito è stato anche l'approccio di Swan alla conformità: oltre a fornire API, Swan gestisce i servizi di pagamento regolamentati alla base dei conti aziendali integrati, occupandosi della verifica dei clienti e delle aziende (KYC/KYB), dei controlli antiriciclaggio, dello screening delle sanzioni, della reportistica normativa e della salvaguardia dei fondi dei clienti.

Con la conformità gestita end-to-end, Quantum ha potuto concentrarsi sul proprio software e sull'esperienza del cliente senza dover ottenere una propria licenza di moneta elettronica o costruire l'operazione di pagamento regolamentata sottostante.

“Per noi, la fiducia che Swan ci ha accordato fin dall'inizio è stata importante. Allo stesso tempo, il rapporto che i team hanno cercato di costruire fin dal primo giorno, così come il supporto che abbiamo ricevuto dal team di professionisti di Swan durante tutto il progetto, hanno fatto davvero la differenza.” — Marc Rius Parera, CEO di Quantum

Swan ha offerto le garanzie tecnologiche di cui Quantum aveva bisogno e l'impegno umano che ha fatto tutta la differenza.