Quantum: Von der elektronischen Rechnungsstellung zum vollständigen Finanz-Workflow für KMU in Spanien

Eine Rechnung zu stellen und einen vollständigen Finanz-Workflow zu verwalten, sind zwei völlig verschiedene Dinge. Für die meisten Unternehmen ist genau diese Lücke der Ort, an dem Zeit verloren geht, sich Fehler anhäufen und die Effizienz leidet. Quantum, eine vollständig cloudbasierte Managementplattform für Buchhaltungsfirmen und KMU in Spanien, hat dies erkannt und beschlossen, diese Lücke zu schließen.

Da die VeriFactu-Anforderungen in Spanien noch vor der verpflichtenden Umsetzung stehen, sah Quantum die Chance, Unternehmen und Buchhalter bei der Vorbereitung zu unterstützen und gleichzeitig ihr heutiges Finanzmanagement zu verbessern. Durch die Partnerschaft mit Swan zur Entwicklung von Q-Wallet hat das Team Lieferantenzahlungen, Forderungseinzug und Abstimmung in dieselbe Plattform integriert, auf der Unternehmen und ihre Berater bereits arbeiten.

E-Rechnung: Der erste Schritt, nicht das Ziel

Obwohl die verpflichtende Umsetzung der spanischen VeriFactu-Anforderungen noch aussteht, hat die Vorbereitung auf diese Änderung Quantum bereits dazu veranlasst, den Rechnungsworkflow zu überdenken. Anstatt auf die Frist zu warten, nutzte das Team die Gelegenheit, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Finanzprozesse schon jetzt zu optimieren.

Bei VeriFactu geht es um die Integrität und Rückverfolgbarkeit von Rechnungsdaten. Neben dem spanischen Vorstoß zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung hat dies die Aufmerksamkeit darauf gelenkt, wie Rechnungen erstellt, verwaltet und mit den übrigen Geschäftsprozessen verknüpft werden.

Für Quantum geht die Chance über die Erfüllung technischer Anforderungen hinaus: Zahlungen einziehen, Lieferanten bezahlen, Liquidität verwalten und die entsprechenden Buchungen erfassen – all das ist Teil desselben kontinuierlichen Prozesses. Dennoch erfolgen diese Schritte in den meisten Unternehmen noch manuell über isolierte Tools.

„Der Fehler besteht darin zu glauben, dass die Digitalisierung des Rechnungsprozesses mit der Ausstellung der Rechnung endet.“ – Marc Rius Parera, CEO bei Quantum

Quantum hatte die Zusammenhänge zwischen diesen Prozessen schon immer im Blick. Anstatt die Nutzer zu zwingen, die Plattform zu verlassen, um auf ein separates Finanzportal zuzugreifen, Vorgänge manuell abzuwickeln und dabei Fehler zu riskieren, hat Quantum den gesamten Prozess an einem Ort gebündelt. Das hilft Unternehmen, ihre Finanzen reibungsloser zu verwalten, und verschafft Buchhaltern ein saubereres Hauptbuch sowie mehr Zeit für die Beratung.

Es brauchte nur den richtigen Partner, um dies zu ermöglichen.

Das Q-Wallet-Projekt: Die Lücke zwischen Rechnungsstellung und Abstimmung schließen

Mit Q-Wallet können Unternehmen Zahlungs- und Inkassoprozesse direkt innerhalb der Quantum-Plattform verwalten, parallel zu ihrer Rechnungsstellung und Buchhaltung. Dies ist möglich, weil die Lösung folgende Elemente vereint:

• Geschäftskonten mit lokalen IBANs um Zahlungen über ein in Quantum integriertes Konto zu senden und zu empfangen, wodurch die täglichen Zahlungsaktivitäten direkt neben der Rechnungsstellung und Buchhaltung bleiben.
• Zahlungskarten mit Ausgabenkontrolle zur Verwaltung von Geschäftsausgaben mit Regeln, die festlegen, ob Kartentransaktionen akzeptiert oder abgelehnt werden.
• Virtuelle IBANs zur Identifizierung eingehender Überweisungen. Die Zuweisung einer individuellen IBAN an jeden Kunden erleichtert die Zuordnung von Zahlungen, Zeitpunkten und Beträgen und vereinfacht so den Abgleich.
• Online-Kartenzahlungen ermöglichen es Kunden, über einen Zahlungslink zu bezahlen, der Rechnungen beigefügt oder direkt geteilt werden kann – eine weitere Option für Unternehmen, Zahlungen einzuziehen.

Das Ergebnis ist ein Finanzprozess, der nicht nur einfacher, sondern auch zuverlässiger ist. Weniger manuelle Schritte bedeuten weniger Fehler sowie eine effizientere und produktivere Erfahrung für jeden Nutzer.

„Ich glaube, das vereinfacht den Prozess enorm. Es bietet eine hohe Rechtssicherheit, da Fehler deutlich reduziert werden. Und natürlich bringt es Effizienz, Benutzerfreundlichkeit und Produktivität für unsere Anwender.“ — Marc Rius Parera, CEO bei Quantum

Für Buchhaltungsfirmen unterstützt diese Kontinuität zudem eine engere Zusammenarbeit mit den Kunden. Wie Marc erklärt, kann eine Person eine Rechnung ausstellen, eine andere sie prüfen und eine dritte die Buchhaltung übernehmen – alle tragen jedoch zum selben Workflow bei. Da alle mit denselben aktuellen Informationen arbeiten, entfällt der Austausch von Dateien oder die mühsame Rekonstruktion von Vorgängen über verschiedene Tools hinweg, was mehr Raum für strategische Beratung lässt.

Das Gesamtbild: Wenn Rechnungsstellung zu einem vollständigen Finanz-Workflow wird

Die Partnerschaft zwischen Quantum und Swan zeigt, was passiert, wenn sich die digitale Rechnungsstellung zu einem Finanz-Workflow weiterentwickelt. Die Vorteile erstrecken sich über den gesamten Prozess:

• Die Digitalisierung der Rechnungsstellung bedeutet die Automatisierung aller nachfolgenden Schritte.
• Nutzer können Zahlungen leisten und empfangen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
• Die API-Anbindung verknüpft Zahlungen, Abgleich und Buchhaltung automatisch.
• Weniger manuelle Schritte machen den Prozess sicherer und zuverlässiger.
• Nutzer erhalten einen klareren und direkteren Überblick über ihre Zahlungsströme.

Für Unternehmen, Berater und Selbstständige ist der gesamte Finanz-Workflow nun auf einer Plattform mit Echtzeit-Transparenz verfügbar. Die Vorbereitung auf regulatorische Änderungen wird so zu einer Chance, den Workflow schon heute zu verbessern, anstatt nur eine zukünftige Frist einzuhalten.

Die bisherige Wirkung: Einfachheit, Zuverlässigkeit und Echtzeit-Transparenz

Seit der Einführung hat Quantum positives Feedback von seinen Nutzern erhalten. Sie betonen, wie sehr sich der Prozess für Zahlungen und Einzüge vereinfacht hat. Aufgaben, für die früher ein Wechsel zwischen Plattformen, das Merken von Kontodaten und mehrere manuelle Schritte nötig waren, lassen sich nun mit wenigen Klicks erledigen.

„Es geht nicht nur darum, die Zahlung zu leisten oder das Geld zu erhalten. Es geht auch um alles, was danach kommt, einschließlich der Sicherheit beim Abgleich der Zahlung oder des Einzugs.“ — Marc Rius Parera, CEO bei Quantum

Die Echtzeit-Transparenz von Zahlungsströmen verschafft Buchhaltern zudem einen klareren Überblick über die Finanzen ihrer Mandanten. Anstatt beispielsweise einen Geschäftsinhaber nur zu kontaktieren, um die Rechnungen des Quartals anzufordern, kann ein Berater auf überfällige Zahlungen hinweisen und erörtern, wie sich diese auf den Cashflow auswirken könnten. Das Gespräch verlagert sich so von der reinen Dokumentenbeschaffung hin zur strategischen Beratung, wie das Unternehmen als Nächstes vorgehen sollte.

Bei der Kundenpräsentation von Q-Wallet im September 2026 zeigten mehr Buchhaltungsfirmen und Unternehmen Interesse am Testen des Dienstes, als Quantum erwartet hatte. Dies ist eher ein frühes Signal für das Interesse als ein Maßstab für eine langfristige Akzeptanz, hat jedoch das Vertrauen des Teams in das Projekt gestärkt.

Für Quantum bedeutet Embedded Banking mehr als nur die Anbindung an Konten bei anderen Anbietern. Es macht das Geschäftskonto zu einem Teil des eigenen Produkts und gibt Quantum eine bessere Kontrolle darüber, wie sich Zahlungsströme in die Rechnungsstellungs- und Buchhaltungsprozesse einfügen. Anstatt die eigenen Arbeitsabläufe an einen externen Finanzdienst anzupassen, kann Quantum sie als einen zusammenhängenden Prozess gestalten.

Warum Swan: Wenn technologische Tiefe auf Vertrauen und Expertise trifft

Q-Wallet entstand aus der Automatisierungsvision von Quantum und der Technologie von Swan.

Für die Entwicklung der Lösung war das technologische Fundament entscheidend. Zahlungen und Forderungsmanagement sind sensible Bereiche, und Quantum benötigte einen Partner, der die entsprechenden Garantien bieten konnte.

Die Infrastruktur von Swan vereint:

• Zuverlässigkeit durch strukturierte Transaktionsdaten;
• Kontrolle durch Zahlungsautorisierung und Rückverfolgbarkeit;
• Und Skalierbarkeit.

Diese Kombination ermöglicht es Quantum, zu wachsen, ohne die Komplexität bewältigen zu müssen, eine eigene Finanzinfrastruktur von Grund auf neu aufzubauen.

Doch nicht allein die Technologie gab den Ausschlag für die Entscheidung.

Was ebenfalls überzeugte, ist der Compliance-Ansatz von Swan: Über die Bereitstellung von APIs hinaus betreibt Swan die regulierten Zahlungsdienste hinter den eingebetteten Geschäftskonten und kümmert sich um die Identitätsprüfung von Kunden und Unternehmen (KYC/KYB), Geldwäscheprüfungen, Sanktionslisten-Screening, regulatorische Meldepflichten sowie die Absicherung von Kundengeldern.

Da die Compliance vollständig abgedeckt ist, konnte sich Quantum auf seine Software und das Kundenerlebnis konzentrieren, ohne eine eigene E-Geld-Lizenz erwerben oder den zugrunde liegenden regulierten Zahlungsbetrieb aufbauen zu müssen.

„Für uns war das Vertrauen, das Swan uns von Anfang an entgegengebracht hat, sehr wichtig. Gleichzeitig haben die Beziehung, die die Teams vom ersten Tag an aufbauen wollten, sowie die Unterstützung, die wir während des gesamten Projekts durch das professionelle Team von Swan erhalten haben, wirklich den Unterschied gemacht.“ — Marc Rius Parera, CEO bei Quantum

Swan bot die technologischen Garantien, die Quantum benötigte, und das menschliche Engagement, das den entscheidenden Unterschied ausmachte.