Quantum : de la facturation électronique à une gestion financière complète pour les PME en Espagne

Émettre une facture et gérer un flux de travail financier complet sont deux choses très différentes. Pour la plupart des entreprises, c'est dans l'écart entre les deux que le temps se perd, que les erreurs s'accumulent et que l'efficacité s'effondre. Quantum, une plateforme de gestion entièrement basée sur le cloud au service des cabinets comptables et des PME en Espagne, l'a bien compris et a décidé de combler ce fossé.

Alors que les exigences de la réglementation espagnole VeriFactu ne sont pas encore obligatoires, Quantum a vu une opportunité d'aider les entreprises et les comptables à se préparer tout en améliorant leur gestion financière actuelle. En s'associant à Swan pour développer Q-Wallet, l'équipe a intégré les paiements fournisseurs, les encaissements et le rapprochement bancaire au sein de la plateforme où les entreprises et leurs conseillers travaillent déjà.

Facturation électronique : une première étape, pas une finalité

Bien que la mise en œuvre obligatoire des exigences VeriFactu en Espagne ne soit pas encore effective, la préparation à ce changement a déjà incité Quantum à repenser le flux de travail de facturation. Plutôt que d'attendre l'échéance, l'équipe a saisi l'occasion d'aider les entreprises à organiser leurs processus financiers en amont.

VeriFactu concerne l'intégrité et la traçabilité des enregistrements de facturation. Parallèlement à la transition de l'Espagne vers la facturation électronique obligatoire, cette réglementation a attiré une attention nouvelle sur la manière dont les factures sont créées, gérées et connectées au reste des opérations d'une entreprise.

Pour Quantum, l'opportunité va au-delà du simple respect d'une exigence technique : collecter des paiements, payer des fournisseurs, gérer la trésorerie et enregistrer les écritures comptables correspondantes font partie d'un même processus continu. Pourtant, pour la plupart des entreprises, ces étapes sont encore effectuées manuellement, via des outils déconnectés.

« L'erreur est de penser que la digitalisation du processus de facturation s'arrête à l'émission de la facture. » — Marc Rius Parera, PDG de Quantum

Quantum a toujours gardé à l'esprit les liens entre ces processus. Plutôt que de demander aux utilisateurs de quitter leur plateforme pour accéder à un portail financier distinct, de gérer les opérations manuellement et de risquer d'introduire des erreurs, Quantum a choisi de centraliser l'ensemble du processus. L'objectif : aider les entreprises à gérer leurs finances avec moins de frictions, tout en offrant aux comptables un grand livre plus propre et plus de temps pour le conseil.

Il ne manquait que le bon partenaire pour rendre cela possible.

Le projet Q-Wallet : combler l'écart entre facturation et rapprochement

Avec Q-Wallet, les entreprises peuvent gérer leurs flux de paiement et d'encaissement directement au sein de la plateforme Quantum, parallèlement à leur facturation et leur comptabilité. Cela est possible grâce à une solution qui regroupe :

• Des comptes professionnels avec IBAN locaux pour envoyer et recevoir des paiements via un compte intégré à Quantum, conservant ainsi l'activité de paiement quotidienne aux côtés de la facturation et de la comptabilité.
• Des cartes de paiement avec contrôles de dépenses pour gérer les dépenses professionnelles, avec des règles définissant si les transactions par carte sont acceptées ou refusées.
• Des IBAN virtuels pour faciliter l'identification des virements entrants. L'attribution d'un IBAN différent à chaque client permet de voir plus facilement qui a payé, quand et quel montant, simplifiant ainsi le rapprochement.
• Le paiement par carte en ligne pour permettre aux clients de payer via un lien de paiement, qui peut être ajouté à une facture ou partagé directement, offrant ainsi aux entreprises un moyen supplémentaire d'encaisser leurs paiements.

Le résultat est un processus financier non seulement plus simple, mais aussi plus fiable. Moins d'étapes manuelles signifient moins d'erreurs, ainsi qu'une expérience plus efficace et productive pour chaque utilisateur.

« Je pense que cela simplifie considérablement le processus. Cela apporte une sécurité juridique importante car cela réduit considérablement les erreurs. Et, bien sûr, cela apporte efficacité, facilité d'utilisation et productivité à nos utilisateurs. » — Marc Rius Parera, PDG de Quantum

Pour les cabinets comptables, cette continuité favorise également une collaboration plus étroite avec les clients. Comme l'explique Marc, une personne peut émettre une facture, une autre la vérifier et une troisième gérer la comptabilité, mais toutes contribuent au même flux de travail. Travailler à partir des mêmes informations à jour réduit le besoin d'échanger des fichiers ou de reconstituer ce qui s'est passé entre différents outils, laissant ainsi plus de place au conseil stratégique.

La vision d'ensemble : quand la facturation devient un flux de travail financier complet

Le partenariat entre Quantum et Swan montre ce qui se passe lorsque la facturation numérique évolue vers un flux de travail financier. Les avantages se répercutent sur l'ensemble du processus

• Digitaliser la facturation, c'est automatiser tout ce qui suit.
• Les utilisateurs peuvent payer et encaisser sans changer d'outil.
• La connectivité API lie automatiquement les paiements, le rapprochement et la comptabilité.
• Moins d'étapes manuelles rendent le processus plus sûr et plus fiable.
• Les utilisateurs bénéficient d'une vision plus claire et plus immédiate de leurs flux de paiement.

Pour les entreprises, les conseillers et les professionnels indépendants, l'ensemble du flux de travail financier est désormais accessible sur une seule plateforme, avec une visibilité en temps réel. Se préparer aux changements réglementaires devient une opportunité d'améliorer ce flux de travail dès aujourd'hui, plutôt que de simplement respecter une échéance future.

L'impact à ce jour : simplicité, fiabilité et visibilité en temps réel

Depuis son lancement, Quantum a reçu des retours positifs de ses utilisateurs. Ils ont souligné à quel point le processus de paiement et d'encaissement est devenu plus simple. Les tâches qui nécessitaient auparavant de basculer entre plusieurs plateformes, de mémoriser des coordonnées bancaires et d'effectuer de nombreuses étapes manuelles peuvent désormais être réalisées en quelques clics.

« Il ne s'agit pas seulement d'effectuer le paiement ou de recevoir les fonds. Il s'agit aussi de tout ce qui suit, y compris la sécurité du rapprochement du paiement ou de l'encaissement. » — Marc Rius Parera, PDG de Quantum

La visibilité en temps réel des flux de paiement offre également aux comptables une vision plus claire des finances de leurs clients. Par exemple, au lieu de contacter un chef d'entreprise uniquement pour demander les factures du trimestre, un conseiller peut signaler les paiements en retard et discuter de leur impact sur la trésorerie. La conversation passe de la collecte de documents à l'accompagnement de l'entreprise dans ses prises de décision.

Lors de la présentation client de Q-Wallet en septembre 2026, davantage de cabinets comptables et d'entreprises ont manifesté leur intérêt pour tester le service que ce que Quantum avait prévu. C'est un signal précoce d'intérêt, plutôt qu'une mesure d'adoption à long terme, mais cela a renforcé la confiance de l'équipe dans le projet.

Pour Quantum, le banking embarqué signifie bien plus qu'une simple connexion à des comptes détenus ailleurs. Il intègre le compte professionnel à son propre produit, donnant à Quantum un meilleur contrôle sur la manière dont les flux de paiement s'intègrent dans l'expérience de facturation et de comptabilité. Plutôt que d'adapter ses flux de travail autour d'un service financier distinct, Quantum peut les concevoir comme un processus unique et connecté.

Pourquoi Swan : quand la profondeur technologique rencontre la confiance et l'expertise

Q-Wallet est né de la vision d'automatisation de Quantum et de la technologie de Swan.

Pour développer cette solution, une base technologique solide était indispensable. La gestion des paiements et des comptes clients est un domaine sensible, et Quantum avait besoin d'un partenaire capable d'offrir les garanties nécessaires.

L'infrastructure de Swan réunit :

• La fiabilité, grâce à des données de transaction structurées ;
• Le contrôle, avec l'autorisation des paiements et la traçabilité ;
• Et la scalabilité.

Cette combinaison permet à Quantum de se développer sans la complexité liée à la création de sa propre infrastructure financière à partir de zéro.

Mais la technologie n'a pas été le seul facteur déterminant.

L'approche de Swan en matière de conformité a également fait la différence : au-delà de la simple fourniture d'API, Swan opère les services de paiement réglementés qui sous-tendent les comptes professionnels intégrés. L'entreprise prend en charge la vérification des clients et des entreprises (KYC/KYB), les contrôles de lutte contre le blanchiment d'argent, le filtrage des sanctions, le reporting réglementaire et la sécurisation des fonds des clients.

Grâce à une gestion de la conformité de bout en bout, Quantum a pu se concentrer sur son logiciel et son expérience client sans avoir à obtenir sa propre licence d'établissement de monnaie électronique ni à construire l'opération de paiement réglementée sous-jacente.

« Pour nous, la confiance que Swan nous a accordée dès le début a été déterminante. Parallèlement, la relation que les équipes ont cherché à construire dès le premier jour, ainsi que le soutien que nous avons reçu de la part de l'équipe professionnelle de Swan tout au long du projet, ont vraiment fait la différence. » — Marc Rius Parera, PDG de Quantum

Swan a offert à Quantum les garanties technologiques dont elle avait besoin, ainsi qu'un engagement humain qui a fait toute la différence.