Expensya: Aufbau eines einheitlichen Ausgabenzyklus mit Swan

Gelegenheit: Expensya hatte ein gutes Produkt, mit dem Kunden mit ihrem Berichtstool Stunden sparen konnten. Die Kunden verschwendeten jedoch Zeit damit, zwischen der Plattform und verschiedenen Banking-Apps hin und her zu wechseln. Expensya beschloss, das fehlende Teil — Ausgaben und Zahlungen — hinzuzufügen, damit ihre Kunden ihr Ausgabenmanagement zu 100% von nur einer Plattform aus abwickeln konnten.

Lösung: Durch die Verbindung zur Banking-as-a-Service-Plattform und offenen APIs von Swan war Expensya in der Lage, seinem Produkt schnell und einfach Karten hinzuzufügen und seinen Kunden neue Möglichkeiten zur Kontrolle und Verwaltung ihrer Ausgaben zu bieten.

Auswirkung: Zahlungen sind für Expensya zu einer wichtigen Einnahmequelle geworden und verbessern das Nutzererlebnis für Expensya-Kunden erheblich. Die Plattform deckt nun den gesamten Ausgabenzyklus ab, was sie noch nützlicher macht und eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen dazu veranlasste, zu Expensya zu wechseln.

Expensya macht den gesamten Ausgabenmanagement-Prozess einfach zu verwalten

Bis vor Kurzem hatten nur Führungskräfte und leitende Angestellte Zugriff auf eine Firmenkreditkarte mit Zugang zu Unternehmensgeldern, während andere Mitarbeiter die Ausgaben selbst bezahlen und warten mussten, bis sie später erstattet wurden. Das Ausgabenmanagement war in der Regel zentralisiert.

Aber jetzt, da Telearbeit so beliebt geworden ist, brauchen Menschen in allen möglichen Positionen mehr Freiheit und Zugang zu Unternehmensgeldern. Das war es, was Expensya dazu veranlasste, Zahlungen über Embedded Finance in ihr Produkt zu integrieren.

Agi Dhima, Betriebsleiter für Zahlungen, sagt:

“ Unsere Kunden benötigen einen Überblick über ihre Ausgaben in Echtzeit. Zum Beispiel, wie das Geld ausgegeben werden soll, wer diese Ausgaben kontrollieren sollte usw. Es war sinnvoll, Zahlungen in den Vordergrund zu rücken, indem Zahlungskarten zur Verfügung gestellt wurden. Sie sind vollständig in die Expensya-Plattform integriert und alles befindet sich an einem Ort: Anfragen nach einem Ausgabenbudget, Verwaltung des Ausgabenzyklus und so weiter.“

Hightech-Ausgabenmanagement für Finanzteams

Unternehmen wie Domino's Pizza, Jacquemus und UGC Cinema nutzen Expensya täglich, um ihre Ausgabenprozesse zu optimieren und Zeit zu sparen. Da die Zahlungen in die Expensya-Plattform eingebettet sind, können sie den gesamten Ausgabenzyklus abdecken. Von der Anfrage über die Validierung und den Kauf bis hin zur Berichterstattung — hier ist, was Expensya entwickelt hat:

Zahlungskarten, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Geld auszugeben

Mitarbeiter fühlen sich vertrauenswürdig, wenn sie mit Karten ausgestattet sind, und jeder spart Zeit.

• Virtuelle oder physische Zahlungskarten
• Weisen Sie Teams wiederkehrende oder einmalige Budgets zu
• Verfolgen und kontrollieren Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit

Automatisierung zur Vermeidung manueller Dateneingabe

Sie müssen nicht alle Details zu jeder Ausgabe manuell eingeben.

• Lassen Sie sich in Echtzeit benachrichtigen, wenn Sie mit Ihrer Expensya-Karte bezahlen. Machen Sie unbedingt ein Foto von Ihrer Quittung.
• Scannen und speichern Sie Schnappschüsse von Belegen. (Stapel zerknitterter Belege gehören der Vergangenheit an 😉)
• Und lassen Sie das Expensya-System die gesamte Arbeit erledigen, um die Daten der Kartenzahlung mit Ihrer Quittung abzugleichen.

Intelligente Validierung und Kontrolle

Mit den richtigen Einstellungen ist es einfach, unerlaubte Ausgaben zu vermeiden.

• Geben Sie Zahlungszuschüsse pro Person oder pro Team an
• Entscheiden Sie, wo und wann Sie Einkäufe zulassen möchten (nur Restaurants? Nur bei Office Depot? Nur montags?)
• Fügen Sie Regeln hinzu, damit alles den Spesenrichtlinien des Unternehmens entspricht
• Passen Sie die Validierungsabläufe an (z. B. validiert zuerst ein direkter Manager, gefolgt vom CFO)

Dashboard und Berichterstattung

Embedded Finance bietet Zugriff auf zuverlässige Daten, sodass sich CFOs auf wichtigere Dinge wie Strategien konzentrieren können.

• Interaktives Dashboard
• Erweiterte Berichte zur Überwachung der Ausgaben
• Zuverlässige Echtzeitdaten zur Unterstützung der strategischen Planung

Integrierte Finanzen für ein besseres Expensya-Erlebnis!

Laut Agi Dhima entschied sich Expensya, als sie sich für eine Partnerschaft mit einem Embedded-Finance-Anbieter entschied, Swan, weil sie nach einer soliden, zukunftssicheren Option suchten.

“ Wir haben uns aufgrund der technischen Möglichkeiten für Swan entschieden und weil die Integration einfacher schien als bei anderen Optionen. Aber auch mit Blick auf die Zukunft: Aufgrund der kontinuierlichen Produktentwicklung bei Expensya brauchten wir einen Partner, der ebenso auf kontinuierliches Wachstum ausgerichtet war.“

An dem Integrationsprozess waren sowohl technische als auch andere Personen beteiligt: „Hauptsächlich hat unser Produktteam an der Integration mit Swan gearbeitet, zusammen mit dem Entwicklungsteam, das die Integration durchführte. Ungefähr 5 Personen haben direkt mit Swan interagiert: VP Engineering, Produktmanager und Entwickler. „sagt Agi. Die technische Dokumentation von Swan half ihnen, sie davon zu überzeugen, dass die Integration erfolgreich sein würde: „Swans erläuternde Dokumentation beruhigte unser Team. Wir waren zuversichtlich, dass wir etwas Solides bauen könnten, das sich problemlos in unser Ökosystem integrieren lässt. “ Und auf menschlicher Ebene leistete das Team von Swan während der gesamten Zeit kollaborative Unterstützung:

“ Ich persönlich schätze die Reaktionsfähigkeit des Technical Account Management-Teams von Swan. Es ist schön, mit ihnen zu arbeiten. Wenn Sie mit einem technischen Partner zusammenarbeiten, kann die Kommunikation manchmal schwierig sein, aber die Kommunikation mit Swan war wirklich gut. Das Team von Expensya schätzt eine gute Kommunikation. Manchmal lassen sie sich nach einem Austausch mit Swan zu neuen Baumethoden inspirieren.“

Das Banking-as-a-Service und die offenen APIs von Swan machten es dem Team von Expensya leicht, die anpassbaren Zahlungsflüsse zu erstellen, die Finanzteams benötigen. „Zusätzlich zu dem, was Swan bietet, entwickeln wir ein ganzes Produkt, das die Funktionsweise der Karte intelligenter macht. Die Art und Weise, wie Swan Konten zugänglich macht und uns die Tools an die Hand gibt, um unseren Kunden den Cashflow zu erleichtern, macht einfach Sinn.“ Der Einsatzleiter von Expensya fährt fort:

“ Was wir zeigen, kann technisch werden. Die Stärke von Swan liegt darin, dass es über seine APIs einfach auf alle Arten von Informationen zugreifen kann. Es ist einfach, unser Produkt darauf aufzubauen. Wir haben die Grundlagen, mit Funktionen, mit denen sich alles anpassen lässt. Swan hat sich etwas so Interessantes vorgestellt, dass niemand dasselbe geschäftlich tut.“

Rentabilitätsvorteile

Zahlungen haben es Expensya ermöglicht, dass seine Plattform 100 Prozent des Ausgabenzyklus abdeckt, und das ist großartig für UX, aber Embedded Finance hat noch andere Vorteile: “ Durch die Bereitstellung von Karten und neuen Möglichkeiten zur Ausgabenverwaltung profitieren unsere Kunden von einem Mehrwert. Das macht Expensya zu einer umfassenden Plattform für Ausgaben. Unsere Kunden profitieren zwar von einem deutlich besseren Erlebnis, das ist aber auch gut für das Geschäft. Wir werden großartig Lead-Generierung, und auch mehr Umsatz.“

Höhere Umsätze durch neue Kanäle wie Shared Interchange sind ein wichtiger Grund für Unternehmen, Finanzdienstleistungen zu integrieren. Neben einer Steigerung des Geschäftsergebnisses können sich noch größere Chancen eröffnen.

Die Herzen der Finanzteams erobern, neue Märkte erobern

Expensya bedient bereits über 700 000 Nutzer in über 6000 Unternehmen, und seit der Integration von Finanzfunktionen in Swan öffnet sich ihr Markt über das Kostenmanagement hinaus. Sie werden von Unternehmen in Europa aufgegriffen und sind das wichtigste Instrument für den gesamten Ausgabenzyklus.

“Durch das Hinzufügen von Zahlungen zu unserer Plattform können wir unseren Kunden einen Mehrwert bieten, da wir die zentrale Anlaufstelle für den gesamten Ausgabenverwaltungszyklus sind. Auch für Expensya gibt es einen echten Mehrwert, vor allem, weil wir in der Lage sind, neue Märkte zu erschließen, in denen wir noch nicht präsent waren.“

Es war so aufregend zu sehen, wie Expensya seine Plattform auf das nächste Level gebracht hat. Als unsere Zusammenarbeit mit dem Expensya-Team begann, war es hier bei Swan noch am Anfang, und seitdem sind wir stark gewachsen. Wir freuen uns sehr, Expensya auf der Fahrt dabei zu haben.

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