Expensya : construire un cycle de dépenses unifié avec Swan

Opportunité : Expensya proposait un bon produit qui permettait à ses clients de gagner du temps en utilisant son outil de reporting, mais les clients perdaient du temps à passer de la plateforme aux différentes applications bancaires. Expensya a décidé d'ajouter l'élément manquant, à savoir les dépenses et les paiements, afin que ses clients puissent gérer 100 % de leurs dépenses à partir d'une seule plateforme.

Solution : En se connectant à la plateforme Banking-as-a-Service de Swan et à des API ouvertes, Expensya a pu ajouter rapidement et facilement des cartes à son produit et créer de nouveaux moyens permettant à ses clients de contrôler et de gérer leurs dépenses.

Incidence : Les paiements sont devenus une source de revenus significative pour Expensya et améliorent considérablement l'expérience utilisateur des clients d'Expensya. La plateforme couvre désormais l'ensemble du cycle des dépenses, ce qui la rend encore plus utile et a incité un grand nombre d'entreprises à passer à Expensya.

Expensya facilite la gestion de l'ensemble du processus de gestion des dépenses

Jusqu'à récemment, seuls les cadres et les cadres supérieurs avaient accès à une carte de crédit d'entreprise donnant accès aux fonds de l'entreprise, tandis que les autres employés devaient payer eux-mêmes leurs dépenses et attendre d'être remboursés ultérieurement. La gestion des dépenses était généralement centralisée.

Mais maintenant que le travail à distance est devenu si populaire, les personnes occupant toutes sortes de postes ont besoin de plus de liberté et d'un accès à l'argent de l'entreprise. C'est ce qui a poussé Expensya à intégrer les paiements à son produit via la finance intégrée.

Agi Dhima, responsable des opérations pour les paiements, déclare :

« Nos clients ont besoin d'une visibilité en temps réel sur leurs dépenses. Par exemple, comment l'argent va être dépensé, qui devrait contrôler ces dépenses, etc. Il était logique de placer les paiements au premier plan, en fournissant des cartes de paiement. Ils sont entièrement intégrés à la plateforme Expensya et tout se trouve au même endroit : demandes de budget de dépenses, gestion du cycle des dépenses, etc. »

Gestion des dépenses de haute technologie pour les équipes financières

Les entreprises comme Domino's Pizza, Jacquemus et le cinéma UGC utilisent Expensya au quotidien pour optimiser leurs processus de dépenses et gagner du temps. Grâce aux paiements intégrés à la plateforme Expensya, ils sont en mesure de couvrir l'ensemble du cycle de dépenses. De la demande à la validation et à l'achat, en passant par le reporting, voici ce qu'Expensya a conçu :

Des cartes de paiement pour permettre aux employés de dépenser

Les employés se sentent en confiance lorsqu'ils sont équipés de cartes, et tout le monde gagne du temps.

• Cartes de paiement virtuelles ou physiques
• Attribuez des budgets récurrents ou ponctuels aux équipes
• Suivez et contrôlez les dépenses en temps réel

Automatisation pour éviter la saisie manuelle des données

Il n'est pas nécessaire de saisir manuellement tous les détails de chaque dépense.

• Recevez une notification en temps réel chaque fois que vous payez avec votre carte Expensya, en prenant soin de prendre une photo de votre reçu.
• Numérisez et stockez des instantanés de reçus. (Les piles de reçus froissés appartiennent au passé 😉)
• Et laissez le système Expensya faire tout le travail pour réconcilier les données du paiement par carte avec votre reçu

Validation et contrôle intelligents

Avec les bons paramètres, il est facile d'éviter les dépenses non autorisées.

• Donnez des allocations de paiement par personne ou par équipe
• Décidez où et quand autoriser les achats (restaurants uniquement ? Juste chez Office Depot ? Uniquement le lundi ?)
• Ajoutez des règles pour que tout soit conforme aux politiques de dépenses de l'entreprise
• Personnalisez les flux de validation (par exemple, un responsable direct valide en premier, suivi par le directeur financier)

Tableau de bord et rapports

La finance intégrée donne accès à des données fiables afin que les directeurs financiers puissent se concentrer sur des sujets plus importants, tels que la stratégie.

• Tableau de bord interactif
• Rapports avancés pour suivre les dépenses
• Des données fiables en temps réel pour soutenir la planification stratégique

La finance intégrée pour une meilleure expérience Expensya !

Selon Agi Dhima, lorsqu'Expensya a décidé de s'associer à un fournisseur de financement intégré, elle a choisi Swan car elle recherchait une option robuste et pérenne.

« Nous avons choisi Swan en raison de ses possibilités techniques et parce que l'intégration semblait plus facile qu'avec les autres options. Mais aussi dans une perspective d'avenir : la poursuite du développement de produits chez Expensya signifiait que nous avions besoin d'un partenaire qui soit tout aussi concentré sur la poursuite de la croissance. »

Le processus d'intégration a impliqué à la fois des personnes technologiques et non technologiques : « Notre équipe produit a principalement travaillé sur l'intégration avec Swan, tandis que l'équipe de développement s'est chargée de l'intégration. Environ 5 personnes ont interagi directement avec Swan : vice-président de l'ingénierie, chefs de produit et développeurs », explique Agi. La documentation technique de Swan a contribué à les convaincre que l'intégration serait un succès : » La documentation explicative de Swan a rassuré notre équipe. Nous étions confiants de pouvoir construire quelque chose de solide qui s'intégrerait facilement à notre écosystème. » Et sur le plan humain, l'équipe de Swan a apporté un soutien collaboratif tout au long de :

« J'apprécie personnellement la réactivité de l'équipe de gestion technique des comptes de Swan. C'est agréable de travailler avec eux. Parfois, lorsque vous travaillez avec un partenaire technique, la communication peut être difficile, mais la communication avec Swan a été vraiment bonne. L'équipe d'Expensya apprécie une bonne communication. Parfois, après un échange avec Swan, ils trouvent l'inspiration pour de nouvelles manières de construire. »

Le service bancaire en tant que service et les API ouvertes de Swan ont permis à l'équipe d'Expensya de créer facilement les flux de paiement personnalisables dont les équipes financières ont besoin. « En plus de ce que propose Swan, nous développons un produit complet, en mettant plus d'intelligence dans le fonctionnement de la carte. La façon dont Swan rend les comptes accessibles et nous fournit les outils nécessaires pour faciliter les flux de trésorerie de nos clients est tout à fait logique. » Le responsable des opérations d'Expensya poursuit :

» Ce que nous affichons peut devenir technique. La force de Swan réside dans la facilité avec laquelle elle donne accès à toutes sortes d'informations via ses API. Il est facile de créer notre produit sur cette base. Nous maîtrisons les bases, avec des fonctionnalités pour tout adapter. Swan a imaginé quelque chose de tellement intéressant que personne ne fait de même en termes d'affaires. »

Avantages en termes de rentabilité

Les paiements ont permis à Expensya de faire en sorte que sa plateforme couvre 100 % du cycle des dépenses, ce qui est une bonne chose pour l'expérience utilisateur, mais la finance intégrée présente d'autres avantages : « En fournissant des cartes et de nouvelles méthodes de gestion des dépenses, nos clients obtiennent plus de valeur. Cela positionne Expensya en tant que plateforme de gestion des dépenses de bout en bout, et si nos clients bénéficient d'une expérience bien meilleure, c'est également bénéfique pour les affaires. Nous nous améliorons génération de leads, et aussi plus revenu. »

L'augmentation des revenus, grâce à de nouveaux flux tels que l'échange partagé, est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises intègrent le financement. Au-delà d'une augmentation du résultat net, des opportunités encore plus importantes peuvent s'ouvrir.

Conquérir le cœur des équipes financières, conquérir de nouveaux marchés

Expensya dessert déjà plus de 700 000 utilisateurs répartis dans plus de 6 000 entreprises, et depuis l'intégration de fonctionnalités financières à Swan, son marché s'ouvre au-delà de la gestion des dépenses. Elles sont reprises par les entreprises en Europe et constituent le principal outil tout au long du cycle de dépenses.

»L'ajout de paiements à notre plateforme nous permet d'apporter plus de valeur à nos clients, en tant que guichet unique pour l'ensemble du cycle de gestion des dépenses. Expensya présente également une réelle valeur ajoutée, d'autant plus que nous sommes en mesure de pénétrer de nouveaux marchés sur lesquels nous n'étions pas encore présents. »

C'était tellement excitant de voir Expensya faire passer sa plateforme au niveau supérieur. Lorsque notre collaboration avec l'équipe d'Expensya a débuté, Swan n'en était qu'à ses débuts, et nous avons beaucoup grandi depuis. Nous sommes très heureux d'avoir Expensya parmi nous.

Envisagez-vous d'intégrer des fonctionnalités financières à votre propre produit ? Parlez à l'un de nos experts !