Gastos: creación de un ciclo de gastos unificado con Swan

Oportunidad: Expensya tenía un buen producto que permitía a los clientes ahorrar horas con su herramienta de generación de informes, pero los clientes perdían tiempo yendo y viniendo de la plataforma a las diferentes aplicaciones bancarias. Expensya decidió añadir la parte que faltaba (gastos y pagos) para que sus clientes pudieran gestionar el 100% de sus gastos desde una sola plataforma.

Solución: Al conectarse a la plataforma de banca como servicio de Swan y a las API abiertas, Expensya pudo añadir tarjetas a sus productos de forma rápida y sencilla y crear nuevas formas para que sus clientes controlaran y gestionaran los gastos.

Impacto: Los pagos se han convertido en una importante fuente de ingresos para Expensya y mejoran considerablemente la experiencia de usuario de los clientes de Expensya. La plataforma ahora cubre todo el ciclo de gasto, lo que la hace aún más útil y ha llevado a un número importante de empresas a pasarse a Expensya.

Expensya facilita la gestión de todo el proceso de gestión de gastos

Hasta hace poco, solo los ejecutivos y altos directivos tenían acceso a una tarjeta de crédito corporativa con acceso a los fondos de la empresa, mientras que otros empleados tenían que pagar los gastos por sí mismos y esperar a que se les reembolsara más adelante. Por lo general, la administración de gastos estaba centralizada.

Pero ahora que el trabajo remoto se ha vuelto tan popular, las personas que ocupan todo tipo de puestos necesitan más libertad y acceso al dinero de la empresa. Eso es lo que llevó a Expensya a incorporar los pagos a sus productos mediante la financiación integrada.

Agi Dhima, jefe de operaciones de pagos, dice:

» Nuestros clientes necesitan una visibilidad en tiempo real de sus gastos. Por ejemplo, cómo se va a gastar el dinero, quién debe controlar ese gasto, etc. Tenía sentido dar prioridad a los pagos ofreciendo tarjetas de pago. Están totalmente integradas en la plataforma Expensya y todo está en un solo lugar: solicitar un presupuesto de gastos, gestionar el ciclo de gastos, etc.»

Gestión de gastos de alta tecnología para equipos financieros

Empresas como Domino's Pizza, Jacquemus y UGC Cinema utilizan Expensya todos los días para optimizar sus procesos de gastos y ahorrar tiempo. Con los pagos integrados en la plataforma Expensya, pueden cubrir todo el ciclo de gasto. Desde la solicitud hasta la validación y la compra, pasando por la elaboración de informes, esto es lo que creó Expensya:

Tarjetas de pago para que los empleados puedan gastar

Los empleados se sienten confiables cuando están equipados con tarjetas, y todos ahorran tiempo.

• Tarjetas de pago físicas o virtuales
• Asigne presupuestos periódicos o únicos a los equipos
• Rastrea y controla los gastos en tiempo real

Automatización para evitar la entrada manual de datos

No es necesario escribir manualmente todos los detalles de cada gasto.

• Recibe notificaciones en tiempo real cada vez que pagues con tu tarjeta Expensya y asegúrate de tomar una foto de tu recibo.
• Escanea y almacena instantáneas de los recibos. (Los montones de recibos arrugados pertenecen al pasado 😉)
• Y deje que el sistema Expensya haga todo el trabajo de conciliar los datos del pago con tarjeta con su recibo.

Validación y control inteligentes

Con la configuración correcta, es fácil evitar gastos no autorizados.

• Otorgue asignaciones de pago por persona o por equipo
• Decide dónde y cuándo permitir las compras (¿solo restaurantes? ¿Solo en Office Depot? ¿Solo los lunes?)
• Agregue reglas para que todo cumpla con las políticas de gastos de la empresa
• Personalice los flujos de validación (por ejemplo, un administrador directo valida primero, seguido por el CFO)

Panel de control e informes

La financiación integrada brinda acceso a datos confiables para que los directores financieros puedan centrarse en cosas más impactantes, como la estrategia.

• Tablero interactivo
• Informes avanzados para supervisar los gastos
• Datos confiables en tiempo real para respaldar la planificación estratégica

¡Financiación integrada para una mejor experiencia con Expensya!

Según Agi Dhima, cuando Expensya decidió asociarse con un proveedor de financiación integrada, eligió Swan porque buscaba una opción sólida y preparada para el futuro.

«Elegimos Swan por las posibilidades técnicas y porque la integración parecía más fácil que con otras opciones. Pero también con una perspectiva de futuro: el continuo desarrollo de productos en Expensya significaba que necesitábamos un socio que se centrara igualmente en el crecimiento continuo».

El proceso de integración involucró tanto a personas tecnológicas como no tecnológicas: «Principalmente, nuestro equipo de producto trabajó en la integración con Swan, junto con el equipo de desarrollo que realizó la integración. Unas 5 personas interactuaron directamente con Swan: el vicepresidente de ingeniería, los directores de producto y los desarrolladores», afirma Agi. La documentación técnica de Swan ayudó a convencerlos de que la integración sería un éxito: » La documentación explicativa de Swan tranquilizó a nuestro equipo. Confiábamos en que podíamos construir algo sólido que se integrara fácilmente con nuestro ecosistema. » Y a nivel humano, el equipo de Swan brindó apoyo colaborativo en todo momento:

«Personalmente, aprecio la reactividad del equipo de gestión técnica de cuentas de Swan. Es agradable trabajar con ellos. A veces, cuando trabajas con un socio técnico, la comunicación puede ser difícil, pero la comunicación con Swan ha sido realmente buena. El equipo de Expensya aprecia la buena comunicación. A veces, después de un intercambio con Swan, se inspiran en nuevas formas de construir».

La banca como servicio y las API abiertas de Swan facilitaron al equipo de Expensya la creación de los flujos de pago personalizables que necesitan los equipos de finanzas. «Además de lo que ofrece Swan, estamos creando un producto completo, poniendo más inteligencia en el funcionamiento de la tarjeta. La forma en que Swan hace que las cuentas sean accesibles y nos brinda las herramientas para facilitar el flujo de caja de nuestros clientes, simplemente tiene sentido». El jefe de operaciones de Expensya continúa:

» Lo que mostramos puede tener un aspecto técnico. El punto fuerte de Swan es la facilidad con la que da acceso a todo tipo de información a través de sus API. Es fácil construir nuestro producto sobre esa base. Tenemos lo básico, con funciones para adaptarlo todo. Swan ha imaginado algo tan interesante que nadie hace lo mismo en términos de negocios».

Ventajas de rentabilidad

Los pagos han permitido a Expensya hacer que su plataforma cubra el 100 por ciento del ciclo de gasto, y eso es fantástico para la experiencia de usuario, pero la financiación integrada tiene otras ventajas: » Al ofrecer tarjetas y nuevas formas de administrar los gastos, nuestros clientes obtienen más valor. Esto posiciona a Expensya como una plataforma de gastos integral y, si bien nuestros clientes obtienen una experiencia mucho mejor, también es buena para las empresas. Nos estamos yendo muy bien generación de leads, y también más ingresos».

El aumento de los ingresos, a través de nuevas fuentes, como el intercambio compartido, es una de las principales razones para que las empresas incorporen la financiación. Más allá de un aumento en los resultados finales, se pueden presentar oportunidades aún mayores.

Conquistando los corazones de los equipos financieros, conquistando nuevos mercados

Expensya ya presta servicios a más de 700 000 usuarios en más de 6000 empresas y, desde que incorporó funciones financieras con Swan, su mercado se está abriendo más allá de la gestión de gastos. Están siendo adoptadas por empresas de Europa y son la principal herramienta para todo el ciclo de gasto.

»Agregar pagos a nuestra plataforma nos permite aportar más valor a nuestros clientes, ya que es la ventanilla única para todo el ciclo de gestión de gastos. Expensya también aporta un valor real, sobre todo porque podemos entrar en nuevos mercados en los que aún no estábamos presentes».

Ha sido muy emocionante ver a Expensya llevar su plataforma al siguiente nivel. Cuando comenzó nuestra colaboración con el equipo de Expensya, aún era muy pronto en Swan, y hemos crecido mucho desde entonces. Estamos muy contentos de contar con la colaboración de Expensya.

¿Está pensando en incorporar funciones financieras en su propio producto? ¡Hable con uno de nuestros expertos!