El mandato de facturación electrónica de Bélgica: qué ha cambiado para las empresas y dónde persisten las brechas

Bélgica está atravesando un cambio que afecta a todas las empresas B2B del país.

Desde enero de 2026, la facturación electrónica es obligatoria. Esto significa que, desde entonces, las facturas no son solo datos electrónicos, sino también datos estructurados y legibles por máquina que se envían directamente a los sistemas de software, en sustitución de los archivos PDF y los archivos adjuntos de correo electrónico en los que la mayoría de las empresas confiaron durante años. Según el Informe de la Comisión Europea sobre la facturación electrónica en Bélgica (2026), más de un millón de empresas belgas tuvieron que adaptarse a estos cambios y, para muchas de ellas, ha supuesto una dura curva de aprendizaje.

Bélgica tenía un problema de IVA común a muchos países: cuando las facturas son PDF que se envían por correo electrónico, las autoridades tributarias no pueden verificar las transacciones en tiempo real. Las empresas podían declarar sus ingresos de forma insuficiente, manipular los importes o simplemente «olvidarse» de declarar determinadas facturas.

¿El resultado? Un déficit de 4 600 millones de euros en el IVA, según el Informe de la Comisión Europea sobre la brecha del IVA (2023). Por eso decidieron implementar la facturación electrónica, en la que cada factura se convierte en datos estructurados que fluyen a través de una red monitoreada, creando un registro permanente y auditable en el momento en que se envía. Sin embargo, los plazos eran ajustados: el Real Decreto no confirmó las especificaciones técnicas definitivas hasta julio de 2025, lo que permitió a las empresas y plataformas cumplir seis meses antes de que se pusiera en marcha la facturación electrónica, y muchas de ellas tuvieron dificultades para adaptarse a tiempo.

Si creas software para empresas belgas, este cambio en realidad crea una oportunidad. Sus usuarios deben cumplir con un nuevo flujo de trabajo de facturación y buscan las herramientas que simplifiquen este proceso. Sin embargo, revisar, aprobar, pagar y hacer coincidir las facturas con las transacciones siguen siendo procesos manuales que, en parte, se producen fuera del producto. Las plataformas que puedan integrar estos pasos en sus productos se convertirán en la herramienta en la que confían.

Además, los cambios en el ecosistema financiero de Bélgica no se detendrán con el mandato de facturación electrónica. Se espera que la presentación de informes electrónicos llegue en 2028, y tendrá un impacto significativo en las operaciones financieras de las empresas.

En este artículo, analizaremos qué es lo que realmente cambia la facturación electrónica para las empresas, dónde persisten las brechas y cómo la banca integrada ayuda a cerrar el círculo antes de que la presentación de informes electrónicos aumente aún más las apuestas.

Comprender la realidad de la facturación electrónica belga y Peppol

Antes de la facturación electrónica, el proceso estándar era sencillo: enviar un PDF por correo electrónico, esperar a que alguien del otro lado lo abriera y volver a introducir los detalles en su propio sistema. Funcionaba, pero era lento, generaba errores y dejaba 4.600 millones de euros en concepto de IVA sin recaudar cada año. Bélgica decidió arreglarlo.

El mandato de facturación electrónica entró en vigor en enero de 2026 y estableció que todas las facturas intercambiadas entre dos empresas registradas a efectos del IVA deben ser datos digitales estructurados: un archivo que el software lee y procesa automáticamente, en el momento en que llega, sin que nadie lo toque. El importe, los detalles del proveedor, la referencia de pago y el importe del IVA adeudado, por supuesto, deberían incorporarse al instante al sistema contable.

La Administración Federal de Finanzas del Servicio Público (FPS Finance), la autoridad fiscal federal de Bélgica, supervisa el mandato. FPS BOSA, un organismo gubernamental independiente, gestiona la parte técnica y certifica a los proveedores que utilizan las empresas para enviar y recibir facturas.

Todos esos proveedores se conectan a la misma red europea compartida llamada Peppol. Cada empresa que se une obtiene una dirección única en la red, un identificador de Peppol, vinculado al número de registro de su empresa. Una vez conectado, puede intercambiar facturas con cualquier otra empresa de la red, independientemente del software que utilicen.

La conexión se realiza a través de puntos de acceso. Piense en ellos como traductores: convierten su factura en un lenguaje digital universal, el formato Peppol BIS, para que cualquier sistema conectado del otro lado pueda leerla correctamente.

Se trata de una base sólida, pero el flujo de trabajo de facturación electrónica solo cubre la propia factura. Para pagar la factura, una persona todavía tiene que salir del software, abrir un portal bancario e introducir manualmente el IBAN y los detalles del pago. La factura es digital, pero el proceso de pago no, por lo que más de un millón de empresas belgas siguen perdiendo tiempo cada semana.

Conectar las facturas a los pagos dentro de la misma plataforma

Las plataformas de software pueden marcar una verdadera diferencia para sus usuarios: al integrar los servicios financieros directamente en sus productos, pueden convertir un proceso interrumpido de dos pasos en un flujo de trabajo único y conectado en el que las facturas y los pagos se vinculan. En lugar de cambiar de herramienta, volver a escribir los detalles y comprobar las referencias, el software crea automáticamente un borrador de pago con el importe, el IBAN y la referencia de pago correctos, listo para que el usuario lo revise y apruebe.

¿Qué cambia cuando las facturas electrónicas se procesan junto con los pagos?

1. Los pagos se vuelven más fáciles. Cuando llega una factura, la plataforma completa el importe y la referencia automáticamente, crea un borrador y lo envía a la persona adecuada para su aprobación. Los usuarios siguen aprobando antes de que se transfiera el dinero, pero la tarea de copiar y pegar desaparece.
2. La reconciliación se produce en tiempo real. La plataforma puede hacer coincidir automáticamente cada transacción con la factura correcta, de modo que siempre queda claro lo que se ha pagado y lo que queda pendiente.

Para las plataformas, la oportunidad va más allá de una mejor experiencia de usuario: cada factura pagada dentro de tu producto es una transacción que puede generar ingresos a partir de saldos y comisiones de intercambio. Solucionar la brecha en el flujo de trabajo no solo hace que tu producto sea más atractivo, sino que lo hace rentable de una manera que no lo era antes.

El verdadero ejemplo: cómo Accountable convirtió la facturación electrónica de Bélgica en un flujo de trabajo de principio a fin

Accountable, una plataforma fiscal y financiera para autónomos belgas, había creado todo lo que un profesional autónomo necesitaba para mantenerse al tanto de sus finanzas: facturación, seguimiento de gastos y cálculos fiscales automatizados. A pesar de cubrir todas las etapas de la gestión financiera, se dieron cuenta de que el flujo de trabajo no era integral, ya que los pagos seguían realizándose en otros lugares.

Por eso lanzaron Accountable Banking, que incorpora una cuenta empresarial y tarjetas directamente en su producto para conectar las facturas y los pagos.

De este modo, Accountable ofreció a los autónomos belgas todo lo que necesitaban en un solo lugar: facturas electrónicas ilimitadas, un IBAN local, una cuenta principal y una subcuenta con reservas fiscales automáticas y una visión clara y en tiempo real del flujo de caja. La planificación fiscal dejó de ser una fuente de estrés y pasó a ser una experiencia perfecta para los usuarios.

«Con Banca responsable, estamos uniendo esos dos mundos, eliminando muchas preocupaciones y dándoles espacio para que se centren en lo que realmente importa: su trabajo». — Nicolas Quarré, director ejecutivo y cofundador de Accountable

La presentación de informes electrónicos es lo siguiente: la infraestructura que construya es importante

El siguiente paso después de la facturación electrónica ya está en el horizonte, y va más allá de lo que la mayoría de las plataformas se han preparado.

En este momento, las empresas belgas informan de sus transacciones a FPS Finance una vez al año a través de la lista anual de clientes: un documento que resume todas las transacciones B2B realizadas durante los doce meses anteriores. Cuando la autoridad fiscal lo revisa, algunas de esas transacciones tienen casi un año de antigüedad. Es mucho tiempo para que el fraude pase desapercibido.

A partir de enero de 2028, Bélgica introducirá la presentación de informes electrónicos casi en tiempo real. Todas las facturas intercambiadas entre empresas registradas a efectos del IVA se compartirán automáticamente con FPS Finance en el momento en que se envíen. El gobierno verá cada factura tan pronto como se publique, ya que se incorporará directamente a la red Peppol.

En la actualidad, Peppol conecta a cuatro partes: el remitente, el punto de acceso del remitente, el punto de acceso del receptor y el receptor. El modelo de 5 esquinas añadirá a FPS Finance como quinto participante activo. Cada factura que pase por Peppol enviará automáticamente una copia a la autoridad fiscal al mismo tiempo. Cuando el gobierno controle las facturas en tiempo real, las brechas en el flujo de trabajo de los usuarios se harán visibles de inmediato.

Aquí es donde la conexión entre las facturas, los pagos y los informes se vuelve crítica. Cuando las facturas y los pagos ya están conectados en el mismo flujo de trabajo, los datos se mantienen consistentes, lo que hace que los informes sean confiables y cumplan con las normas.

Las empresas que integren ahora la banca integrada en su software tendrán una ventaja competitiva. Estarán preparadas para 2028 en lugar de reconstruir sus procesos bajo la presión de los plazos. Desde el primer día, tendrán una experiencia fluida e integrada que los mantendrá libres de estrés cuando entren en vigor las nuevas regulaciones.

Oportunidad de mercado: ahora es el momento adecuado para su negocio

Bélgica no es el primer país en impulsar la facturación electrónica y no será el último.

Esto representa una enorme oportunidad para que las empresas transformen los cambios normativos en un mejor flujo de trabajo. Su valor como plataforma aumenta porque los usuarios permanecen en su producto durante todo el proceso. También abres nuevos canales de ingresos: comisiones por transacción, reparto de intercambios y reparto de ingresos derivados de las operaciones financieras que tus usuarios realizan dentro de tu plataforma.

Y en Bélgica, los requisitos locales tienen un peso real. Las empresas tienen expectativas claras con respecto a normas y convenciones de pago específicas. Cualquier contador belga te lo dirá: la referencia de comunicación estructurada no es un requisito de formato menor. Cuando falta o es incorrecto, las transacciones se paralizan y los equipos de finanzas dedican horas a solucionar los problemas que nunca deberían haber ocurrido. El software que gestiona esto correctamente se gana la confianza desde la primera transacción.

La forma más eficiente de hacerlo bien es asociarse con un proveedor bancario integrado. En Swan, poseemos las licencias, gestionamos el blanqueo de dinero y la prevención del fraude, y nos ocupamos del cumplimiento desde el primer día. Como verdaderos socios, estamos cerca de las empresas desde la hoja de ruta hasta la comercialización, anticipándonos a los cambios normativos y asegurándonos de que el producto cumpla con las normas. Como EMI con licencia en todo el EEE, nos ocupamos de todo eso para que las plataformas se centren exclusivamente en sus productos.

La oportunidad de mercado está abierta y las empresas que se muden ahora serán propietarias tanto del flujo de trabajo como de la cuota de mercado. Esa es la verdadera ventaja competitiva.

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