Betterfly: Vorteile, Adoption als North Star

Von Anfang an wusste Betterfly, dass die Adoption der Mitarbeiter über Erfolg oder Misserfolg des Leistungsprogramms entscheiden würde. Leistungen anzubieten ist eine Sache — sicherzustellen, dass sie verstanden, genutzt und geschätzt werden, eine andere. Es reicht nicht aus, Vergünstigungen auf dem Papier anzubieten — was zählt, ist die tägliche Akzeptanz, bei der die Mitarbeiter den Wert ihres Lebens spüren. Dieses Prinzip prägte die gesamte Produktstrategie, von intuitiven Karten bis hin zu spielerischen Erlebnissen.

Die Wirkung war sofort spürbar: Karten wurden schnell zum am häufigsten aktivierten Feature und sorgten für tägliche Berührungspunkte zwischen Mitarbeitern und der Plattform. Mehr als 70% der Nutzer aktivieren ihre Vorteile nach dem Onboarding und über 80% verwenden ihre Karten regelmäßigund macht aus flexibler Vergütung etwas Reales und Sinnvolles.

„Unser Ziel war klar: Wenn Mitarbeiter die Leistungen nicht nutzen, gibt es das Programm nicht. Bei jeder Designentscheidung stand die mühelose Nutzung im Mittelpunkt.“ sagt Antonio SaS, Country Manager in Spanien.

Die Gelegenheit: Vorteile, auf die es ankommt

Die spanische Sozialleistungslandschaft ist geprägt von flexible Vergütung (flexible Vergütung), ein nach spanischem Steuerrecht geregelter Rahmen, der es Arbeitnehmern ermöglicht, bis zu 30% ihres Bruttogehalts für die Auswahl von Produkten oder Dienstleistungen mit Steuervorteilen aufzuwenden. Dies kann zu einer monatlichen Erhöhung des verfügbaren Gehalts um bis zu 15% führen und es Unternehmen gleichzeitig ermöglichen, ihre Kosten zu optimieren, ohne die Grundgehälter zu erhöhen.

Mehr als 70% der Unternehmen in Spanien nehmen jetzt flexible Leistungen in ihre Vergütungsstrategien auf. Die spanische Steuerbehörde (Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT) sieht klare Ausnahmen vor: Essensgutscheine sind steuerfrei bis 11€ pro Arbeitstag, Transportkarten bis zu 1.500€ pro Jahr, und Kinderbetreuung und Berufsausbildung sind ohne jährliche Obergrenze vollständig ausgenommen, sofern sie die regulatorischen Bedingungen erfüllen. Arbeitgeber müssen außerdem für eine ordnungsgemäße Dokumentation und Gehaltsabrechnung sorgen, damit diese Leistungen für eine Ausnahmeregelung in Frage kommen und den AEAT-Audits standhalten.

Was heute als Papiergutscheine begann, hat sich zu digitale, selbstverwaltete Karten und Apps für Mahlzeiten, Transport, Kinderbetreuung und Schulung — zur Steigerung des Mitarbeiterengagements. Diese Entwicklung macht aus flexibler Vergütung eine tägliches, greifbares Erlebnis und gibt den Mitarbeitern mehr Autonomie bei der Art und Weise, wie sie auf ihre Leistungen zugreifen und diese verwalten.

Betterfly erkannte diesen Wandel als Chance: traditionelle Leistungen neu zu erfinden als ein tägliches, digitales Erlebnis, das die Mitarbeiter kontrollieren können—reibungslos, regelkonform und etwas, das Mitarbeiter in ihrem täglichen Leben spüren.

„Wir wollten, dass die Mitarbeiter nicht nur die Vorteile sehen, sondern sie jeden Tag spüren, vom Arbeitsweg bis zum Mittagessen.“ — [Antonio Sas, Landesleiter in Spanien]

Die Lösung: Swans Karten einbetten

Betterfly integrierte die Bankinfrastruktur in die Plattform und verwandelte die Vorteile in ein intuitives, interaktives Erlebnis. Eine flexible Vergütung erhöht nicht nur das Engagement der Mitarbeiter, sondern reduziert auch den Personalaufwand, wodurch die Budgetkontrolle der Leistungen gewährleistet und die Steuereffizienz maximiert wird, die Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen erwarten.

Ein Fintech in Betterfly

Um flexible Leistungen in eine tägliche Gewohnheit zu integrieren, war mehr als eine hübsche Oberfläche erforderlich — es bedeutete, eine echte Fintech-Ebene innerhalb von Betterfly zu schaffen. Hier kam Swan ins Spiel.

„Die Fintech-Engine hinter Betterfly bietet den Mitarbeitern mühelos Sozialleistungen und bietet gleichzeitig den HR-Teams einen vollständigen Überblick.“ — [Antonio Sas, Landesleiter in Spanien]

Der Integrationsprozess verlief dank Swan's reibungsloser als erwartet übersichtliche Dokumentation und ein Ansatz, bei dem der Entwickler an erster Stelle steht. Für das Produktteam von Betterfly unter der Leitung von Produktleiter Fabian Elgueta ging es nicht nur darum, APIs zu verbinden; es ging darum, neue Möglichkeiten zu entdecken. „Der Integrationsprozess mit Swan verlief wirklich reibungslos. Dank ihrer übersichtlichen Dokumentation konnte ich schnell verstehen, was möglich war und wie weit wir die Technologie, die wir in Betterfly entwickeln wollten, vorantreiben konnten.“

Die Klarheit der Dokumente von Swan sparte nicht nur Zeit, sondern half den Teams auch, sich schnell abzustimmen, bessere User Stories zu schreiben und sich darauf zu konzentrieren das Endbenutzererlebnis.

„Was ich an dieser Integration wirklich bemerkenswert fand, war der Fokus auf das Benutzererlebnis. Das ist entscheidend, denn die Lösungen wurden mit Blick auf den Endbenutzer entwickelt und gehen über eine einfache Produktintegration hinaus.“ — [Fabian Elgueta, Produktleiter]

Diese nutzerorientierte Grundlage prägte die gesamte Fintech-Ebene, die heute die Leistungsplattform von Betterfly unterstützt:

• Physische und digitale Karten für Mahlzeiten, Transport, Gesundheit und Kinderbetreuung.
• Autonomie und Gamification: Die Mitarbeiter entscheiden, wie sie die Leistungen in Anspruch nehmen möchten, und machen das Engagement zur Gewohnheit.
• Echtzeitsteuerungen für die Personalabteilung: Vorteile, Budgetverfolgung, Ausgabenlimits und Zahlungskontrolle sowie Einblicke auf einen Blick.

Integrierte Konformität und Sicherheit

Die Verwaltung flexibler Leistungen kann komplex sein, da Steuervorschriften, Obergrenzen und Dokumentationsanforderungen erforderlich sind, die den AEAT-Standards entsprechen müssen. Für HR-Teams bedeuteten Sozialleistungen oft einen bürokratischen Aufwand: Steuervorschriften mussten befolgt werden, Ausgabenobergrenzen mussten nachverfolgt werden, Papierkram musste archiviert werden. Alles gemäß den AEAT-Standards zu halten, könnte sich wie ein Vollzeitjob anfühlen.

Digitale, eingebettete Karten ändern das. Jede Transaktion wird gemäß den Personalrichtlinien automatisch genehmigt oder abgelehnt. Zahlungen werden protokolliert, kategorisiert und sind bereit für Audits, was die Berichterstattung einfach und zuverlässig macht. HR-Teams erhalten einen vollständigen Überblick über Budgets, Nutzung und Einhaltung der Vorschriften, wodurch Fehler reduziert und sie von manueller Nachverfolgung und Überwachung der Leistungspolitik befreit werden.

Für Mitarbeiter funktioniert es einfach: Sie tippen auf ihre Karte für das Mittagessen oder den Arbeitsweg, ohne jemals über die Einhaltung der Vorschriften nachzudenken. Der wahre Vorteil liegt für die Personalabteilung: Die Einhaltung der Vorschriften ist integriert, die Berichterstattung ist mühelos, das Risiko wird minimiert und Zeit bleibt frei, um sich auf die Mitarbeiter zu konzentrieren, anstatt sich um den Papierkram zu kümmern.

„Die Kombination aus hochwertigem UX, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und einer strategischen Partnerschaft mit Swan ermöglicht es uns, eine innovative, flexible Lösung anzubieten, bei der das Wohlbefinden im Mittelpunkt steht — und ein Leistungsprogramm zu schaffen, das sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen funktioniert.“ — [Fabian Elgueta, Produktleiter]

The Impact: Echte Geschichten von Mitarbeitern und Personalabteilung

Die Mitarbeiter erhielten nicht nur eine neue Leistung — sie spürten sie vom ersten Tag an. Karten wurden Teil ihrer täglichen Routine: Fahrten mit der U-Bahn, Mahlzeiten und sogar Wellnessaktivitäten. Diese Unmittelbarkeit sorgte für Aufregung und Vertrauen.

• Tägliches Engagement: Karten, die für Mahlzeiten, Pendeln und Wellness von zentraler Bedeutung sind.
• Finanzielle Stärkung: Steuerbegünstigte Leistungen erhöhten das verfügbare Gehalt um bis zu +15% ohne die Arbeitgeberkosten zu erhöhen.
• Personalisierung und Gamification: Mitarbeiter passten die Sozialleistungen an ihren Lebensstil an, Gamification wurde aufgehoben wöchentlich aktive Nutzer +20%.

„Gamification hat uns geholfen, unsere wöchentlichen aktiven Nutzer zu erhöhen. Die Leute kommen immer wieder, konkurrieren auf gesunde Weise und werden mit Vorteilen belohnt.“ — [Fabian Elgueta, Produktleiter]

Für HR-Teams

Hinter den Kulissen wurden Personalleiter von Administratoren zu strategischen Partnern. Zentralisierung und Automatisierung sparten Zeit, und die Sichtbarkeit in Echtzeit verschaffte ihnen neuen Einfluss in der Vorstandsetage.

• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Automatisierte Gehaltsabrechnung, Berichterstattung und Budgetlimits.
• Einblicke in Echtzeit: Überwachen Sie Akzeptanz, Ausgaben und Kosteneinsparungen auf einen Blick.
• Strategische Auswirkungen auf das Personalwesen: Höhere Akzeptanz = höheres Engagement = stärkere Kundenbindung.

„Die Auswirkungen auf unsere Beziehung zur Personalabteilung waren ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Zuvor waren die Leistungen auf verschiedene Plattformen verteilt. Mit Betterfly können Mitarbeiter jetzt auf einfache, integrierte Weise darauf zugreifen, während HR-Teams weniger Verwaltungsaufwand haben und mehr Zeit haben, sich auf ihre Leistungsstrategie zu konzentrieren. „— [Antonio Sas, Landesleiter in Spanien]

Das Fazit: Betterfly und die Vorteile, die bleiben

Die Geschichte von Betterfly zeigt, dass der wahre Maßstab für Erfolg nicht darin besteht, wie viele Vorteile Sie haben bieten—es geht darum, wie viele Leute eigentlich benutzen sie. Indem Betterfly Leistungen mühelos, digital und zu einem Teil des täglichen Lebens gemacht hat, hat Betterfly die Adoption zu seinem Leitmotiv gemacht.

• 100% flexibel: Eine App für Mahlzeiten, Transport, Gesundheitswesen und Kinderbetreuung.
• Universal-Karten: Physikalisch und digital, innerhalb von Minuten aktiviert.
• Gamifiziertes Wohlbefinden: Belohnungen und Anstöße fördern gesündere Gewohnheiten.
• Einsparungen und Optimierung: Mitarbeiter genießen sofortige Steuervorteile und ihr Gehalt ist noch höher.

Die Mitarbeiter spüren den Wert täglich. HR-Teams sparen Zeit und gewinnen an Einfluss. Und Unternehmen verzeichnen einen Anstieg des Engagements und der Mitarbeiterbindung — ohne die Kosten zu erhöhen.

• Mitarbeiter: Autonomie, Gamification und Gehaltsoptimierung.
• HR-Teams: Effizienz, Einblicke und strategisches Gewicht.
• Unternehmen: Maximales Engagement ohne zusätzliche Kosten.

Wenn die Einführung eine Vorreiterrolle einnimmt, sind Sozialleistungen nicht mehr nur auf dem Papier ein Vorteil, sondern werden zu dem, was sie eigentlich sein sollten: ein echter Motor für das Wohlbefinden bei der Arbeit.

„Flexible, digitale Leistungen sind nicht nur Vergünstigungen — sie gehören zum täglichen Leben der Mitarbeiter.“ — [Antonio Sas, Landesleiter in Spanien]

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