Tarjetas de retribución flexible: un cambio de juego para HR tech en España

La retribución flexible ha sido durante mucho tiempo un pilar de la retención y el compromiso de los empleados en España. Los vales de comida, los abonos de transporte y las subvenciones para cuidado infantil ayudan a las empresas a retener talento, al mismo tiempo que maximizan su eficiencia fiscal. Lo que está cambiando hoy no son los beneficios en sí, sino la manera en que se entregan.

Los beneficios en papel y las tarjetas de circuito cerrado están dando paso a las tarjetas de retribución flexibles, lo que abre nuevas oportunidades para las plataformas de HR/RRHH tech — y plantea desafíos regulatorios complejos que requieren un control preciso.

El marco español: atractivo pero altamente regulado

El marco fiscal español trata los beneficios a los empleados de manera generosa, pero con condiciones estrictas. Según la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Ley 35/2006), ciertos beneficios están exentos de IRPF, generando ahorro tanto para empleados como para empleadores. Por ejemplo:

• Vales de comida: exentos de impuestos hasta 11 € por día laborable.
• Abonos de transporte: exentos hasta 1.500 € al año.
• Servicios de cuidado infantil y formación profesional: totalmente exentos si cumplen los requisitos regulatorios.

El inconveniente es que los beneficios deben ser nominativos, intransferibles y no reembolsables. Los empleadores deben mantener registros meticulosos para cumplir con los requisitos de la AEAT. El incumplimiento puede hacer perder las exenciones y generar sanciones. Por tanto, los equipos de HR se enfrentan a un doble desafío: ofrecer beneficios que los empleados valoren, cumpliendo estrictamente con la normativa.

El reto para RRHH

Los equipos de RRHH en España conocen bien los puntos críticos. Gestionar múltiples categorías de beneficios, límites diarios y anuales, mientras se realiza un seguimiento de la elegibilidad y se preparan informes para auditorías, puede sentirse como un segundo ciclo de nómina. Los procesos manuales introducen errores, reducen la adopción y aumentan el riesgo de incumplimiento. Seguir recibos, controlar gastos y generar informes listos para auditoría resulta agotador y requiere mucho tiempo.

Las tarjetas de retribución flexible impulsadas por Swan cambian las reglas del juego. Las normas de gasto se aplican directamente en el momento del pago. Si un empleado intenta superar el límite diario, la transacción se rechaza automáticamente. Los pagos se categorizan y registran en tiempo real, lo que hace que los informes sean seamless y listos para auditoría. En este escenario, los equipos de HR obtienen total visibilidad y control sin la carga manual, mientras los empleados disfrutan de acceso inmediato y flexible a sus beneficios, de manera digital y sencilla.

Las plataformas de RRHH están en una posición privilegiada

Las plataformas de RRHH ya están en el centro de la vida del empleado. Nóminas, contratos, solicitudes de permisos: estos son puntos de contacto diarios. Incorporar tarjetas de beneficios dentro de la misma plataforma amplía este rol central hacia la compensación y el bienestar. Para los empleadores, consolida la gestión en una única herramienta de confianza. Para los empleados, ofrece acceso a beneficios desde la plataforma que ya utilizan.

El beneficio para las plataformas es tangible: pueden generar experiencias más “pegajosas”, abrir nuevas fuentes de ingresos y diferenciarse al ofrecer programas de beneficios totalmente compatibles y fiscalmente eficientes, que cumplan con el estándar europeo establecido por innovadores como Swile en Francia.

Embedded banking como habilitador

Aquí es donde la infraestructura de embedded banking de Swan marca la diferencia. Las plataformas pueden lanzar tarjetas de beneficios completamente personalizadas y cumpliendo la normativa, sin asumir licencias ni cargas regulatorias. Swan se encarga de la infraestructura de pagos, aplica las reglas por categoría y mantiene las transacciones listas para auditoría y cumplimiento AEAT.

Mientras tanto, las plataformas se centran en ofrecer experiencias intuitivas y atractivas, como flujos de aprobación para recargas, notificaciones en tiempo real ante límites superados y paneles de control de presupuestos por empleado y equipo.

Integrando tarjetas de beneficios impulsadas por Swan, los software de RRHH convierten la complejidad en una oportunidad de crecimiento. Los empleados obtienen beneficios modernos y fáciles de usar. Los equipos de RRHH se liberan de cargas administrativas. Y las plataformas amplían su rol como sistema central para el compromiso y la gestión financiera de los empleados.

Mirando hacia el futuro

La retribución flexible en España está en expansión. Los empleados esperan beneficios digitales, intuitivos y sin fricciones, mientras que las empresas demandan soluciones eficientes y cumpliendo la normativa. Las tarjetas de beneficios están en el centro de esta evolución.

Para las plataformas de RRHH, el momento de actuar es ahora. Con la infraestructura adecuada, ofrecer tarjetas de beneficios en España deja de ser una carga regulatoria y se convierte en una palanca estratégica para impulsar el compromiso, la adopción y el crecimiento.

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